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O website funciona. O email também. E enquanto tudo continuar assim, é fácil pensar que são dois serviços completamente independentes.

No entanto, basta realizar uma migração, alterar alguns registos DNS ou mudar de fornecedor para perceber até que ponto website, domínio e email estão relacionados.

Uma alteração aparentemente simples pode fazer com que um website deixe de carregar, que as mensagens não cheguem corretamente, que um formulário deixe de enviar notificações ou que determinados emails comecem a terminar na pasta de spam.

Por isso, quando uma empresa configura a sua presença digital, não deve pensar apenas onde irá alojar o website.

Também convém ter claro como serão geridos o domínio, o DNS e o email corporativo, quem será responsável por cada serviço e como serão coordenados quando for necessário fazer alterações.

Website e email podem estar separados, mas partilham uma peça fundamental: o domínio

Uma empresa pode ter o seu website alojado num fornecedor e o email noutro.

Tecnicamente, não há qualquer problema em fazê-lo dessa forma.

O importante é que a configuração do domínio indique corretamente para onde deve ser direcionado cada serviço.

É aqui que entra o DNS, que funciona como uma espécie de sistema de endereçamento.

Enquanto alguns registos indicam onde o website está alojado, outros determinam que servidores devem receber o email ou que serviços estão autorizados a enviá-lo.

Por exemplo, uma alteração relacionada com o alojamento web não deve afetar o email se os registos DNS forem mantidos corretamente. Mas uma configuração incompleta durante uma migração pode provocar precisamente o contrário.

Por isso, mesmo que website e email funcionem em infraestruturas diferentes, do ponto de vista da gestão fazem parte do mesmo ecossistema.

O email corporativo também depende de uma boa configuração do domínio

As contas de email corporativo utilizam normalmente o domínio da empresa.

Endereços como nome@empresa.com, comercial@empresa.com ou administracao@empresa.com não transmitem apenas uma imagem mais profissional. Também dependem de uma série de configurações técnicas que devem ser mantidas corretamente.

Os registos MX indicam que servidores devem receber as mensagens destinadas ao domínio.

A estes juntam-se outros mecanismos relacionados com a autenticação do email, como SPF, DKIM e DMARC.

O SPF permite indicar que servidores estão autorizados a enviar email em nome do domínio. O DKIM adiciona uma assinatura criptográfica que ajuda a verificar que uma mensagem provém de uma fonte autorizada e que não foi alterada durante o envio. O DMARC utiliza estes sinais, juntamente com o alinhamento do domínio, para aplicar políticas e obter informação sobre possíveis utilizações não autorizadas.

Nenhum destes sistemas garante, por si só, que todas as mensagens cheguem à caixa de entrada.

Mas uma configuração correta ajuda a criar uma base mais sólida para a autenticação e a entregabilidade do email corporativo.

O website também envia emails

Muitas vezes pensamos no email corporativo apenas como as contas utilizadas pelos colaboradores.

Mas o próprio website também pode gerar mensagens.

Um formulário de contacto pode enviar uma notificação para a equipa comercial. Um ecommerce pode enviar confirmações de encomenda, avisos de registo ou recuperações de palavra-passe. Uma área privada pode precisar de enviar códigos, alertas ou comunicações automáticas.

Tudo isto liga diretamente o hosting ao email.

Se estes envios não estiverem bem configurados, podem surgir problemas aparentemente difíceis de relacionar com o website.

Um formulário pode indicar que a mensagem foi enviada corretamente, enquanto a notificação nunca chega ao destinatário. Os emails automáticos podem começar a terminar sistematicamente na pasta de spam ou deixar de ser enviados depois de uma migração.

Por vezes, o problema não está no formulário nem na caixa de correio que deveria receber a mensagem.

Está na forma como a aplicação tenta enviar o email e em saber se esse método está corretamente autorizado a utilizar o domínio da empresa.

SPF, DKIM e DMARC também afetam os emails enviados a partir do website

À medida que os sistemas de email aplicam controlos mais rigorosos, enviar mensagens utilizando simplesmente um endereço com o domínio da empresa já não deve ser considerado suficiente.

Se um website envia emails como info@empresa.com, convém verificar se o sistema utilizado para esses envios faz parte da configuração autorizada.

Caso contrário, podem surgir problemas de autenticação que afetem a entrega das mensagens.

Isto é especialmente importante quando intervêm diferentes serviços.

A empresa pode ter contas de email numa plataforma, formulários enviados a partir do servidor web, uma ferramenta de email marketing e outra aplicação que gera comunicações automáticas.

Todos podem precisar de enviar mensagens utilizando o mesmo domínio.

A dificuldade não está necessariamente em utilizar vários sistemas.

Está em geri-los sem perder de vista que serviços estão autorizados, como estão autenticados e que registos DNS necessita cada um.

Muitos problemas surgem depois de uma alteração de configuração

Enquanto nada é alterado, uma infraestrutura configurada há anos pode continuar a funcionar sem chamar grande atenção.

Os problemas costumam surgir quando é necessário mexer na configuração.

Uma migração de hosting, uma mudança de fornecedor de email, uma alteração no domínio ou uma nova aplicação podem exigir a atualização de diferentes registos.

E é nesse momento que uma configuração pouco documentada pode tornar-se um problema.

Pode substituir-se uma zona DNS sem copiar todos os registos, eliminar por engano uma configuração necessária para o email ou manter registos antigos que já não deveriam existir.

Também pode acontecer cada serviço ter sido configurado por uma empresa diferente e ninguém ter uma visão completa do conjunto.

O resultado pode ser uma incidência que aparentemente surge no email, embora a sua origem esteja numa alteração efetuada durante uma migração do website.

Uma migração de hosting não deve deixar o email fora do planeamento

Mover um website de um servidor para outro não consiste apenas em copiar ficheiros e bases de dados.

Antes de realizar a alteração, convém rever que outros serviços dependem do domínio.

Se o email permanecer na mesma plataforma, a migração deve conservar a configuração necessária para que continue a funcionar.

Se o email também for migrado, existem vários elementos que convém ter controlados:

• contas de email e caixas de correio;
• mensagens existentes;
• aliases e reencaminhamentos;
• registos MX e configuração DNS;
• autenticação através de SPF, DKIM e DMARC;
• aplicações ou formulários que enviam email a partir do website.

Depois de uma migração, um formulário que funcionava corretamente pode deixar de funcionar se mudar o sistema de envio, o endereço do servidor ou alguma configuração relacionada com a autenticação.

Por isso, uma migração bem planeada deve considerar website e email na mesma revisão, mesmo que cada serviço continue depois alojado numa infraestrutura diferente.

Um suporte centralizado pode simplificar muito uma incidência

Quando website, domínio, DNS e email são geridos de forma coordenada, diagnosticar um problema tende a ser mais simples.

Se um formulário deixar de enviar mensagens, por exemplo, pode ser revista tanto a configuração do website como a do domínio e do sistema de email. Da mesma forma, se depois de uma migração deixarem de chegar mensagens, convém poder verificar os registos DNS, o estado das contas e as alterações efetuadas durante o processo sem ser necessário reconstruir primeiro quem gere cada componente.

Isto não significa que todos os serviços tenham de estar alojados no mesmo servidor nem necessariamente no mesmo fornecedor. Em determinados projetos, pode fazer sentido utilizar infraestruturas diferentes para website e email por motivos técnicos, organizacionais ou de escalabilidade.

O importante é existir uma visão global do ambiente e estar claro quem gere cada serviço, como se relacionam entre si e quem pode intervir quando surge uma incidência.

Uma infraestrutura distribuída e bem coordenada pode funcionar perfeitamente. O problema surge quando cada serviço é gerido de forma isolada, a configuração não está documentada ou nenhum fornecedor tem uma visão completa do conjunto.

Contar com um suporte capaz de compreender estas dependências pode agilizar bastante a resolução de problemas, especialmente em empresas que não dispõem de uma equipa técnica interna responsável por coordenar os diferentes serviços.

Gerir bem website e email desde o início evita problemas mais tarde

Muitas incidências relacionadas com o email corporativo não começam verdadeiramente na caixa de correio.

Podem surgir depois de uma alteração de DNS, uma migração de hosting, uma configuração incorreta no website ou um sistema de envio que não está devidamente autenticado.

Por isso, tratar o email e o hosting como dois elementos completamente independentes pode complicar a gestão à medida que a infraestrutura cresce.

Na Entorno Digital, a gestão de hosting, domínios, DNS e email permite abordar estes serviços a partir de uma visão conjunta, tendo em conta tanto o funcionamento individual de cada um como as dependências existentes entre eles.

Porque quando uma empresa depende do seu website e do seu email para trabalhar, o importante não é apenas que ambos funcionem.

Também importa que, quando for necessário fazer uma alteração ou resolver uma incidência, toda a infraestrutura esteja bem coordenada desde o início.