Blog

La web funciona. El correu també. I mentre tot continuï així, és fàcil pensar que són dos serveis completament independents.

Tanmateix, n’hi ha prou amb fer una migració, modificar uns registres DNS o canviar de proveïdor per descobrir fins a quin punt web, domini i correu estan relacionats.

Un canvi aparentment senzill pot fer que una web deixi de carregar, que els missatges no arribin correctament, que un formulari deixi d’enviar notificacions o que determinats correus comencin a acabar a la carpeta de correu brossa.

Per això, quan una empresa configura la seva presència digital, no hauria de pensar únicament en on allotjarà la web.

També convé tenir clar com es gestionaran el domini, el DNS i el correu corporatiu, qui serà responsable de cada servei i com es coordinaran quan calgui fer canvis.

Web i correu poden estar separats, però comparteixen una peça fonamental: el domini

Una empresa pot tenir la seva web allotjada en un proveïdor i el correu en un altre.

Tècnicament, no hi ha cap problema a fer-ho així.

L’important és que la configuració del domini indiqui correctament cap a on s’ha de dirigir cada servei.

Aquí entra en joc el DNS, que actua com una mena de sistema d’adreçament.

Mentre alguns registres indiquen on està allotjada la web, d’altres determinen quins servidors han de rebre el correu o quins serveis estan autoritzats per enviar-lo.

Per exemple, una modificació relacionada amb l’allotjament web no hauria d’afectar el correu si els registres DNS es mantenen correctament. Però una configuració incompleta durant una migració pot provocar just el contrari.

Per això, encara que web i correu funcionin sobre infraestructures diferents, des del punt de vista de la gestió formen part del mateix ecosistema.

El correu corporatiu també depèn d’una bona configuració del domini

Els comptes de correu corporatiu utilitzen normalment el domini de l’empresa.

Adreces com nom@empresa.com, comercial@empresa.com o administracio@empresa.com no només transmeten una imatge més professional. També depenen d’una sèrie de configuracions tècniques que s’han de mantenir correctament.

Els registres MX indiquen quins servidors han de rebre els missatges destinats al domini.

A aquests s’hi afegeixen altres mecanismes relacionats amb l’autenticació del correu, com SPF, DKIM i DMARC.

SPF permet indicar quins servidors estan autoritzats per enviar correu en nom del domini. DKIM afegeix una signatura criptogràfica que ajuda a verificar que un missatge procedeix d’una font autoritzada i que no ha estat modificat durant l’enviament. DMARC utilitza aquests senyals, juntament amb l’alineació del domini, per establir polítiques i obtenir informació sobre possibles usos no autoritzats.

Cap d’aquests sistemes garanteix per si sol que tots els missatges arribin a la safata d’entrada.

Però una configuració correcta ajuda a construir una base més sòlida per a l’autenticació i l’entregabilitat del correu corporatiu.

La web també envia correus

Sovint pensem en el correu corporatiu únicament com els comptes que utilitzen els treballadors.

Però la mateixa web també pot generar missatges.

Un formulari de contacte pot enviar una notificació a l’equip comercial. Un ecommerce pot enviar confirmacions de comanda, avisos de registre o recuperacions de contrasenya. Una àrea privada pot necessitar enviar codis, alertes o comunicacions automàtiques.

Tot això connecta directament el hosting amb el correu.

Si aquests enviaments no estan ben configurats, poden aparèixer problemes aparentment difícils de relacionar amb la web.

Un formulari pot indicar que el missatge s’ha enviat correctament mentre que la notificació no arriba mai al destinatari. Els correus automàtics poden acabar sistemàticament a correu brossa o deixar d’enviar-se després d’una migració.

De vegades, el problema no és al formulari ni a la bústia que hauria de rebre el missatge.

És en la manera com l’aplicació intenta enviar el correu i en si aquest mètode està correctament autoritzat per utilitzar el domini de l’empresa.

SPF, DKIM i DMARC també afecten els correus enviats des de la web

A mesura que els sistemes de correu apliquen controls més estrictes, enviar missatges utilitzant simplement una adreça amb el domini de l’empresa ja no s’hauria de considerar suficient.

Si una web envia correus com info@empresa.com, convé comprovar que el sistema utilitzat per fer aquests enviaments forma part de la configuració autoritzada.

En cas contrari, es poden produir problemes d’autenticació que afectin el lliurament dels missatges.

Això és especialment important quan intervenen diferents serveis.

L’empresa pot tenir comptes de correu en una plataforma, formularis enviats des del servidor web, una eina d’email màrqueting i una altra aplicació que genera comunicacions automàtiques.

Tots poden necessitar enviar missatges utilitzant el mateix domini.

La dificultat no està necessàriament a utilitzar diversos sistemes.

Està a gestionar-los sense perdre de vista quins serveis estan autoritzats, com estan autenticats i quins registres DNS necessita cadascun.

Molts problemes apareixen després d’un canvi de configuració

Mentre no es modifica res, una infraestructura configurada fa anys pot continuar funcionant sense cridar gaire l’atenció.

Els problemes solen aparèixer quan cal tocar-la.

Una migració de hosting, un canvi de proveïdor de correu, una modificació del domini o una nova aplicació poden requerir actualitzar diferents registres.

I és en aquest moment quan una configuració poc documentada es pot convertir en un problema.

Es pot substituir una zona DNS sense copiar tots els registres, eliminar per error una configuració necessària per al correu o mantenir registres antics que ja no haurien d’existir.

També pot passar que cada servei hagi estat configurat per una empresa diferent i que ningú tingui una visió completa del conjunt.

El resultat pot ser una incidència que aparentment apareix al correu, encara que el seu origen sigui un canvi fet durant una migració web.

Una migració de hosting no hauria de deixar el correu fora de la planificació

Moure una web d’un servidor a un altre no consisteix únicament a copiar fitxers i bases de dades.

Abans de fer el canvi convé revisar quins altres serveis depenen del domini.

Si el correu es manté a la mateixa plataforma, la migració ha de conservar la configuració necessària perquè continuï funcionant.

Si també es migra el correu, hi ha diversos elements que convé tenir controlats:

• comptes de correu i bústies;
• missatges existents;
• àlies i redireccions;
• registres MX i configuració DNS;
• autenticació mitjançant SPF, DKIM i DMARC;
• aplicacions o formularis que envien correu des de la web.

Després d’una migració, un formulari que funcionava correctament pot deixar de fer-ho si canvia el sistema d’enviament, l’adreça del servidor o alguna configuració relacionada amb l’autenticació.

Per això, una migració ben plantejada hauria de contemplar web i correu dins de la mateixa revisió, encara que finalment cada servei continuï allotjat en una infraestructura diferent.

El suport centralitzat pot simplificar molt una incidència

Quan web, domini, DNS i correu estan gestionats de manera coordinada, diagnosticar un problema sol resultar més senzill.

Si un formulari deixa d’enviar missatges, per exemple, es pot revisar tant la configuració de la web com la del domini i el sistema de correu. De la mateixa manera, si després d’una migració es deixen de rebre missatges, convé poder comprovar els registres DNS, l’estat dels comptes i els canvis fets durant el procés sense haver de reconstruir primer qui gestiona cada peça.

Això no significa que tots els serveis hagin d’estar allotjats al mateix servidor ni necessàriament amb el mateix proveïdor. En determinats projectes pot tenir sentit utilitzar infraestructures diferents per a web i correu per motius tècnics, organitzatius o d’escalabilitat.

L’important és que hi hagi una visió global de l’entorn i que quedi clar qui gestiona cada servei, com es relacionen entre si i qui pot intervenir quan apareix una incidència.

Una infraestructura distribuïda i ben coordinada pot funcionar perfectament. El problema apareix quan cada servei es gestiona de forma aïllada, la configuració no està documentada o cap proveïdor té una visió completa del conjunt.

Comptar amb un suport capaç d’entendre aquestes dependències pot agilitzar molt la resolució de problemes, especialment en empreses que no disposen d’un equip tècnic intern encarregat de coordinar els diferents serveis.

Gestionar web i correu bé des del principi evita problemes després

Moltes incidències relacionades amb el correu corporatiu no comencen realment a la bústia.

Poden aparèixer després d’un canvi de DNS, una migració de hosting, una configuració incorrecta a la web o un sistema d’enviament que no està correctament autenticat.

Per això, tractar el correu i el hosting com dos elements completament independents pot complicar la gestió a mesura que la infraestructura creix.

A Entorno Digital, la gestió de hosting, dominis, DNS i correu permet abordar aquests serveis des d’una visió conjunta, tenint en compte tant el seu funcionament individual com les dependències que existeixen entre ells.

Perquè quan una empresa depèn de la seva web i del seu correu per treballar, l’important no és únicament que tots dos funcionin.

També importa que, quan calgui fer un canvi o resoldre una incidència, tota la infraestructura estigui ben coordinada des del principi.